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Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Hier steht, welche Daten wir verarbeiten, wenn Sie Klargelesen nutzen, wofür wir das tun und welche Rechte Sie haben.

1. Wer ist verantwortlich?

NOURION GmbH, Borstelmannsweg 145, 20537 Hamburg
Telefon: +49 40 780 185 80, E-Mail: info@nourion.de

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter dieser Adresse.

2. Zwei Rollen: Ihre Kontodaten und Ihre Rechnungen

Für die Daten Ihres Kontos (Abschnitt 3) sind wir verantwortlich. Die Rechnungen und Belege, die Sie in Klargelesen ablegen, enthalten Daten anderer, zum Beispiel Namen und Bankverbindungen Ihrer Lieferanten. Für diese Inhalte bleiben Sie verantwortlich; wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Den dafür nötigen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir mit Ihnen; schreiben Sie uns dazu an die oben genannte Adresse.

3. Welche Daten wir verarbeiten

  • Konto: Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihrer Firma, Ihre Einstellungen und die E-Mail-Adressen der Personen, die Sie einladen.
  • Anmeldung: Wir schicken Ihnen einen Anmelde-Link per E-Mail. Gespeichert wird davon nur eine Prüfsumme. Ein Passwort gibt es nicht. Richten Sie einen Passkey ein, speichern wir dessen öffentlichen Schlüssel und den Namen, den Sie ihm geben; Fingerabdruck oder Gesicht bleiben auf Ihrem Gerät.
  • Rechnungen und Belege: die Dateien, die Sie hochladen oder an Ihre Eingangsadresse schicken, die Angaben, die wir daraus lesen (zum Beispiel Lieferant, Beträge, Fälligkeit, Bankverbindung), und Ihre Notizen dazu.
  • Angebote und Rechnungen, die Sie schreiben: Ihre Angaben als Absender (Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung), die Kontakte Ihrer Kunden (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) und die Belege selbst. Auch für die Daten Ihrer Kunden bleiben Sie verantwortlich; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag.
  • Eingehende E-Mails: Absender, Betreff, Zeitpunkt und das Ergebnis je Anhang. Den Text der E-Mail speichern wir nicht.
  • Abo: ob und bis wann ein Abo läuft. Ihre Zahlungsdaten gehen direkt an unseren Zahlungsanbieter; wir sehen sie nicht.
  • Technik: Beim Aufruf der Seite verarbeitet unser Server Ihre IP-Adresse, um die Seite auszuliefern. Ein Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen führen wir nicht. Fehler und einzelne sicherheitsrelevante Ereignisse (zum Beispiel sehr viele angeforderte Anmelde-Links) halten wir mit der betroffenen E-Mail-Adresse fest.

4. Wofür und auf welcher Grundlage

  • Um Ihnen Klargelesen bereitzustellen: Rechnungen anzeigen, an Fälligkeiten erinnern, den Export erzeugen, das Abo abrechnen. Grundlage ist der Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO).
  • Um den Dienst sicher und stabil zu betreiben, etwa Fehler zu finden und Missbrauch abzuwehren. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse daran (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).
  • Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, vor allem die Aufbewahrung unserer eigenen Abrechnungsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO).

Wir werten Ihre Rechnungen nicht für Werbung aus, erstellen keine Profile und treffen keine automatisierten Entscheidungen über Sie.

5. Wer uns dabei hilft

Wir setzen wenige, sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein und haben mit ihnen die nötigen Verträge geschlossen:

  • Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen: Server, Datenbank und Dateiablage in Rechenzentren in Deutschland. Hier liegen Ihre Rechnungen.
  • Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin: Versand unserer E-Mails an Sie und Empfang der E-Mails an Ihre Eingangsadresse. Eingehende E-Mails mit ihren Anhängen laufen über diesen Anbieter, bevor sie bei uns ankommen. Brevo betreibt seine Server in der EU, setzt für einzelne Aufgaben wie den Schutz seines Netzes aber auch Unternehmen mit Sitz in den USA ein und stützt sich dafür auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
  • Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland: Abrechnung des Abos. Stripe erhält Ihre E-Mail-Adresse, Firmenname, Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihre Zahlungsdaten sowie beim Bezahlen technische Angaben wie Ihre IP-Adresse, aber keine Rechnungen aus Ihrem Postfach. Einen Teil dieser Daten verarbeitet Stripe in eigener Verantwortung, etwa um Betrug zu verhindern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten und stützt sich dafür auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Die Texterkennung für Fotos und Scans läuft auf unserem eigenen Server. Es gibt keine Statistik-Dienste, keine Werbung und keine eingebundenen Inhalte anderer Anbieter; auch die Schriften liefern wir selbst aus.

Wenn Sie in den Einstellungen die Adresse Ihres Steuerberaters hinterlegen, schicken wir ihm am Monatsanfang einen Link, über den er Ihre Rechnungen des Vormonats 30 Tage lang herunterladen kann. Das geschieht nur auf Ihren Wunsch und lässt sich jederzeit abschalten.

6. Cookies

Wir setzen ein Cookie, das Sie angemeldet hält, höchstens 30 Tage lang. Nach 8 Stunden ohne Nutzung oder wenn Sie sich abmelden, endet die Anmeldung früher. Während Sie einen Passkey einrichten oder sich damit anmelden, kommt für wenige Minuten ein zweites hinzu. Beide sind für den Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG), deshalb fragen wir nicht nach einer Einwilligung.

7. Wie lange wir Daten aufbewahren

  • Konto, Rechnungen und Belege bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht, auch ohne laufendes Abo, damit Sie weiter darauf zugreifen und exportieren können.
  • Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihr Konto mit allen Rechnungen und Dateien innerhalb von 30 Tagen. In unseren Datensicherungen sind die Daten danach noch höchstens 30 Tage enthalten.
  • Anmelde-Links verfallen nach 20 Minuten, Einladungen nach 30 Tagen.
  • Unterlagen zur Abrechnung Ihres Abos bewahren wir so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt.

Bitte beachten Sie: Für die Aufbewahrung Ihrer eigenen Rechnungen nach den gesetzlichen Fristen sind Sie selbst verantwortlich. Exportieren Sie Ihre Unterlagen, bevor Sie Ihr Konto löschen lassen.

8. Ihre Rechte

Sie können von uns jederzeit verlangen:

  • Auskunft darüber, welche Daten wir über Sie gespeichert haben (Art. 15 DSGVO),
  • die Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO),
  • die Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
  • die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Ihre Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO); Ihre Rechnungen können Sie jederzeit selbst exportieren.

Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie dem widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine Nachricht an info@nourion.de genügt.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

9. Sicherheit

Die Verbindung zu Klargelesen ist verschlüsselt. Jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten. Originaldateien speichern wir unverändert und sichern die Datenbank täglich.

10. Änderungen

Wenn sich Klargelesen oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung, die hier steht.